ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES

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Administre Documentos Digitales con Eficiencia

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Solución de Administración de Documentos Electrónicos

El volumen de los registros en papel puede duplicarse cada tres años, lo que complica las tareas necesarias de comprender cuáles documentos posee, cuáles requieren su atención y cuáles todavía se necesitan.

La solución de administración de documentos electrónicos (EDMS) de Access, incorpora el ciclo de vida completo de su información, desde el escaneo hasta el almacenamiento de documentos, conforme a sus políticas de retención. Además, nuestra EDMS escalable puede lograr lo siguiente:

  • Reducir los costos operativos y las inversiones en infraestructura de TI.
  • Eliminar la necesidad de almacenamiento in situ de archivos físicos.
  • Optimizar los flujos de trabajo de la documentación y aumentar la eficiencia.
  • Mitigar los riesgos de cumplimiento y seguridad.

Menor Dependencia de los Registros en Papel  

Si bien siempre serán necesarios ciertos registros físicos, la necesidad de adoptar la transformación digital nunca fue tan importante. Las investigaciones del sector nos recuerdan con regularidad los costos cada vez mayores de mantener documentos en papel. Dejando de lado los costos y el espacio de almacenamiento, una investigación de PricewaterhouseCoopers concluyó que el gasto promedio de buscar un documento mal archivado es de USD 120. Los costos adicionales de tener que reproducir cualquier documento extraviado, y luego volver a archivarlo, hacen que la práctica desactualizada de mantener registros en papel sea prácticamente insostenible.

Con Access, puede cerrar la brecha que existe entre sus documentos digitales y en papel. Nuestras soluciones de administración de documentos pueden facilitar el uso compartido de documentos entre varias ubicaciones, integrarse con diversos sistemas ERP y HRIS para combinar metadatos, y automatizar sus procesos de revisión y aprobación de documentos. La EDMS innovadora incluso aplica procesos de administración de documentos inteligentes para que las búsquedas de archivos sean más eficientes, seguras y coherentes.

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Reducir los Costos de Almacenamiento

Nuestras soluciones de administración de documentos digitales le permiten recuperar espacio de oficina que actualmente se utiliza para el almacenamiento físico gracias al archivado y mantenimiento digitales de los documentos que no utiliza con frecuencia. Cargue los registros inactivos con la certeza de que estarán disponibles en caso de que vuelva a necesitarlos.

Los beneficios de ahorro de costos adicionales de nuestra EDMS incluyen, sin limitación, cero inversiones en infraestructura de tecnología y, con los servicios de escaneo administrados por Access, ningún riesgo de propiedad y de tener que actualizar equipos obsoletos.


Acceso a Documentos A Pedido  

El acceso a los registros comerciales críticos y el uso compartido seguro de archivos es simple gracias al acceso en línea a los documentos digitales las 24 horas, los 7 días de la semana. Nuestro repositorio central intuitivo le permite encontrar la información que necesita en no más de tres clics y optimiza sus tareas de administración de documentos.

Se puede acceder a los documentos almacenados en nuestra EDMS y administrarlos desde cualquier parte del mundo, en cualquier dispositivo y en cualquier momento. Además, puede compartir tantos documentos como sea necesario, desde un archivo único a miles de documentos, con empleados y terceros de confianza, sin mayores costos.

Las salas de datos seguras, la autenticación de dos factores y las pistas de auditoría protegen a su empresa con el acceso y la filtración no autorizados. Y nuestros centros de datos redundantes certificados con SSAE-16 garantizan la continuidad del negocio en caso de un desastre.

 

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Monitoreo de Cumplimiento Proactivo

Administrar los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida manteniendo el cumplimiento con las normativas requiere de políticas de gobierno de la información abarcadoras y una adherencia estricta a las políticas de retención. Se deben mantener los registros por el período adecuado, según lo determinen las diferentes normas estatales y federales, y los documentos que excedan ese límite deben desecharse correctamente. Access asegura la aplicación de sus políticas e incluye retenciones legales para ignorar esas políticas, en caso de que sea necesario.

La administración de documentos que cumpla con las normativas también requiere que usted sepa qué documento puede faltar o haber caducado. El tablero de cumplimiento proporciona un sistema innovador de verificaciones y balances para reducir cualquier riesgo de incumplimiento. Con nuestra EDMS, puede auditar archivos proactivamente para descubrir si falta algo o está desactualizado, mitigar los riesgos de multas, sanciones y otras consecuencias costosas.