ACCESO AL ALMACENAMIENTO EXTERNO Y RECUPERACIONES

La diferencia fundamental entre una buena empresa de administración de registros y una excelente es la rapidez con la que se pueden ubicar, recuperar y ver los documentos. Las empresas de almacenamiento externo excelentes saben que el acceso sencillo y las recuperaciones eficientes son componentes clave de un programa de administración de registros confiable, y hacen que el proceso de recuperación de registros sea sencillo y conveniente para usted.

En Access, proporcionamos a las organizaciones de todos los tamaños instalaciones y tecnología de avanzada no solo para mantener seguros los registros, sino para que resulte conveniente. Lo logramos a través de una variedad de servicios que le otorgan acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Tome el Control de Sus Registros

Desde empresas y corporaciones internacionales hasta consultorios de atención de la salud privados, estudios jurídicos y emprendimientos innovadores, ayudamos a las empresas de todos los sectores a almacenar, administrar y acceder a su información vital de manera efectiva. Nuestros servicios de recuperación de registros incluyen los beneficios siguientes.

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Rastreo de Inventario con Códigos de Barras
Mantener los elementos organizados y al alcance en un segundo.

Cuando llegamos, inmediatamente asignamos códigos de barras a sus registros y los escaneamos para ingresarlos a nuestra base de datos de administración de registros, FileBRIDGE Records. Con este sistema basado en códigos de barras, cada archivo individual se organiza de manera tal que resulte sencillo encontrarlo y rastrearlo en todo momento, lo que reduce en gran medida el tiempo que se dedica a buscar archivos perdidos o incorrectamente archivados.

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Entrega en Persona
Entregar los elementos que necesita según sus tiempos.

Con un escáner de mano portátil para cada código de barras, podemos proporcionar resultados de cadena de custodia y ubicación actualizadas que hacen que ubicar y recuperar los archivos no requiera esfuerzos. Una vez que envía una solicitud, nuestros Mensajeros expertos le traerán los registros. Podrá elegir entre las siguientes opciones de entrega: mismo día, día siguiente y prioritario.

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Acceso Digital y Scan-on-Demand
Ver y administrar los archivos las 24 horas, los 7 días de la semana, sin importar su ubicación.

Si elige asociarse con nosotros para sus necesidades de almacenamiento externas, también obtiene acceso a nuestro software de administración de registros web, FileBRIDGE Records, que le permite ejecutar informes en profundidad y en tiempo real de los datos, autorizar y controlar el acceso a los documentos y más.

Cuando se necesita un elemento con urgencia, o cuando una copia digital bastará, FileBRIDGE Records le permite solicitar con facilidad archivos y documentos específicos para servicios de digitalización a pedido. Simplemente ingrese la solicitud en línea y un Miembro del Equipo localizará, preparará y escaneará la información rápidamente.

Con esta solución innovadora, también puede acceder a cualquiera de los elementos previamente digitalizados cuando lo necesite, desde donde lo necesite.

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Acceso In Situ
Consultar los objetos de valor y con un especialista en administración de registros.

En el caso de los clientes que prefieren acceder a sus registros de forma física, todas nuestras instalaciones de almacenamiento externo cuentan con salas de lectura seguras. Cuando planifica una cita, puede ver tantos registros como desee, y obtiene el beneficio adicional de tener a disposición especialistas de administración de registros conocedores que responderán cualquier pregunta o duda.

En el caso de los clientes que optan por una de nuestras instalaciones privadas, tienen a disposición acceso seguro y directo al área rentada en todo momento.

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Cumplimiento
Mantener la seguridad, de inicio a fin.

Como sus especialistas de almacenamiento y recuperación de registros externos, tenemos los conocimientos y la experiencia para garantizar la seguridad y el cumplimiento con las normativas de todos sus registros. Esto incluye ayudarlo a administrar, asegurar y controlar los registros incluso cuando decide almacenarlos en sus instalaciones. Nuestra solución en las instalaciones, OmniRIM Physical Records Management, ayuda a reducir los riesgos de incumplimiento permitiéndole administrar y controlar la información más importante a través de lo siguiente:

  • Administración de la Clasificación
  • Retenciones Legales y eDiscovery
  • Cronogramas de Retención
  • Destrucción Segura
  • Gabinetes

Además, nuestra solución basada en la nube, FileBRIDGE Governance, posee todas las características de OmniRIM y puede realizar lo siguiente:

  • Aplicar políticas tanto a registros físicos como digitales.
  • Integrar proveedores de almacenamiento de terceros.
  • Proporcionar análisis en tiempo real.

Con ambas soluciones, podrá realizar lo siguiente:

  • Otorgar acceso a usuarios designados.
  • Crear y aplicar auto retenciones para aumentar el cumplimiento.
  • Garantizar el cumplimiento con las normas federales y estatales relacionadas al sector, incluidas HIPAA, FACTA, FERPA, SOX, GLBA y BSA/AML.

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Destrucción Segura
En Access, podemos proporcionar soluciones flexibles y escalables para todas sus necesidades de destrucción de documentos. Nuestros especialistas de administración de registros son expertos en normas de cumplimiento en todos los sectores, y nuestras soluciones de RIM pueden ayudar a monitorear los cronogramas de retención, y notificarle cuando los documentos se aproximan a la fecha de caducidad. Si un elemento en particular ya no es necesario, lo recuperaremos de las instalaciones de almacenamiento y los destruiremos justificadamente con su aprobación.

No trituramos papel simplemente. También proporcionamos destrucción segura de los archivos de medios obsoletos, incluidos:

  • Discos Rígidos de Computadoras
  • Cintas, Discos y CD de Respaldo
  • Cronogramas de Retención
  • Microfilm
  • Radiografías

Una vez triturados, emitiremos un Certificado de Destrucción para sus registros.

Sus clientes, socios y colegas esperan que sea preciso y rápido con las solicitudes urgentes. Puede esperar lo mismo de nosotros. Con nuestro historial de experiencia demostrada, podemos garantizar que sus documentos siempre se almacenarán, administrarán, ubicarán, recuperarán y entregarán eficientemente cuando y donde los necesites.