SOLUCIONES DE RIM PARA EL SECTOR LEGAL

Soluciones de Administración de Registros para el Sector Legal

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En Access, estamos dedicados a proporcionar a las organizaciones con visión de futuro el mejor servicio. Independientemente de si su estudio jurídico es pequeño o grande, podemos combinar y proteger todos sus activos de información digital y física a través de la personalización de nuestras soluciones para adaptarlas a sus necesidades.

TRANSFERENCIAS INTEGRALES DESDE PROVEEDORES EXISTENTES

Con nuestro alcance global y conjunto de servicios completos de soluciones de administración de registros, hemos logrado una amplia experiencia en la transferencia de archivos desde proveedores existentes.

Los miembros del sector legal, al igual que las empresas y los negocios de muchos otros sectores, optaron por consolidar sus necesidades de almacenamiento, escaneo y destrucción de documentos con Access a fin de reducir costos y mejorar la eficiencia, y disfrutar, al mismo tiempo, del mejor servicio.

Nuestro equipo experto de profesionales de RIM ha establecido un plan de proyecto detallado que nos permite proporcionar la transferencia más segura y confidencial de archivos sin interrumpir su flujo de negocios.

Nos encargamos del proceso completo, de principio a fin, colaborando con su proveedor existente para garantizar la transición más fluida. Y aseguramos que todos los metadatos existentes, desde el nivel de la caja hacia arriba, se capturarán y trasladarán sin necesidad de iniciar nuevamente los procesos de almacenamiento, escaneo o indexado.

En la mayoría de los casos, también proporcionaremos un traslado completamente gratuito desde el proveedor existente, junto con asistencia financiera para cualquier comisión por revocación. Únase a miles de otras empresas y estudios jurídicos de toda la nación que optaron por consolidar sus servicios de RIM con Access y contáctenos hoy mismo para hacer su consulta gratuita.

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RECUPERACIONES DE DOCUMENTOS
SEGURAS, PRECISAS Y LEGALES

PRECISIÓN


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La precisión es fundamental para cualquier proceso de recuperación de registros legales. Dado que el proceso de producción de pruebas es tedioso y extremadamente urgente, el estudio necesita un sistema de recuperación de registros efectivo para centrar sus esfuerzos en el cliente y el caso, y para disminuir los riesgos de multas del tribunal y demandas por negligencia.

MÉTODOS

En Access, hemos establecido métodos de recuperación que aseguran que toda la información, incluidos los correos electrónicos y sus archivos adjuntos, se incorporen a nuestros esfuerzos de búsqueda. Cuando se necesiten documentos y archivos físicos, los localizaremos y entregará a usted puntualmente, para asegurarnos de que siempre permanezca en el plazo.

Nuestros tres métodos de entrega digital confidenciales y rápidos también están diseñados para satisfacer sus necesidades únicas, incluyendo el seguimiento de las interacciones de los usuarios y la personalización del acceso:
  1. Haremos accesibles los registros necesarios a través de nuestro sistema, donde podrá recuperarlos a cualquier momento.
  2. Exploraremos e importaremos los documentos directamente en su sistema de gestión de documentos.
  3. A su discreción, escanearemos y enviaremos por correo electrónico los archivos necesarios directamente a usted oa cualquier miembro especificado de su empresa.

¿Necesita recuperar documentos médicos o legales de un tercero para respaldar su caso?
Vea nuestros servicios de recuperación de documentos nacionales.

SERVICIOS DE CONVERSIÓN DE DOCUMENTOS

CONTÁCTENOS

para conocer más sobre nuestras soluciones de conversión y digitalización de documentos como:

Las conversiones masivas de registros existentes (conversiones de archivos anteriores).

La conversión de cualquier archivo nuevo (conversiones a partir del día de la implementación).

La conversión de documentos individuales según sea necesario (digitalización a pedido).

En Access, contamos con la experiencia para evaluar estratégicamente sus necesidades y trabajar con usted para crear un programa de escaneo y digitalización de documentos específico para su estudio jurídico.

 

Reduzca los costos y el estrés asociados con el almacenamiento, la administración y el acceso a documentos legales convirtiendo los archivos físicos a formatos digitales a los que pueda accederse con facilidad a través del sistema de administración de registros FileLineACCESS y que puedan devolverse eficazmente a través de nuestros servicios de recuperación.

 

Con Access, podrá digitalizar y almacenar de forma segura los archivos en la plataforma digital segura para prepararse para solicitudes potenciales de descubrimiento electrónico (eDiscovery). O también, podemos digitalizarlos según los formatos requeridos y entregárselos directamente para el almacenamiento en su propio sistema de administración de documentos. Trabajaremos con usted para identificar todos los archivos relevantes, indexarlos según sea necesario y sistemáticamente purgar cualquier duplicado que se encuentre, asegurándonos de minimizar al máximo los requisitos de almacenamiento y espacio.

REDUCIR EL ESPACIO DE ALMACENAMIENTO DE REGISTROS

Los costos inmobiliarios asociados con los alquileres de oficinas, y cualquier renovación en ellas, son el segundo gasto más importante de los estudios jurídicos.

Disminuya los costos operativos y readapte el espacio para cumplir con sus necesidades de crecimiento sin mudarse, gracias a las opciones de almacenamiento de documentos y registros externas disponibles de Access. Nuestras instalaciones de avanzada cuentan con la certificación PRISM Privacy+ y ofrecen características tan innovadoras como las siguientes:

Nuestras instalaciones de avanzada cuentan con la certificación PRISM Privacy+ y ofrecen características tan innovadoras como las siguientes:

  • Video vigilancia interna y externa continua y requisitos de acceso biométricos.
  • Procedimientos de inventario con código de barras para reducir el tiempo necesario para las recuperaciones.
  • Acceso gratuito a nuestro software de administración de inventario web, FileLineACCESS, que permite administrar los elementos cuando sea necesario.
  • Bóvedas de datos climatizadas para reducir las posibilidades de degradación.
  • Clasificaciones contra incendios que superan los estándares de la industria para disminuir en gran medida la posibilidad de incendios.

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SERVICIOS DE DESTRUCCIÓN DE REGISTROS Y DOCUMENTOS

PROGRAMAS


Nuestros programas de Destrucción Segura continuos pueden establecer recolecciones semanales, quincenales o mensuales para garantizar niveles razonables de solo documentos relevantes en su estudio. Como parte del programa continuo, le ofreceremos contenedores seguros que se recogerán, se vaciarían y los contenidos se destruirán de manera segura según la rotación programada. Para ayudarlo a mantener registros comerciales precisos, también emitiremos un Certificado de Destrucción al final de cada mes.

CERTIFICACIÓN NAID AAA

Cuando elige Access, obtiene un proveedor de RIM que tiene certificaciones NAID AAA para destrucciones móviles o basadas en plantas. Independientemente de que sus registros extraños estén basados en papel o sin papel, podemos destruirlos defensivamente mientras mantenemos el cumplimiento de las leyes estatales, locales o federales aplicables.

SISTEMAS DE RETENCIÓN

También trabajaremos con usted para establecer un sistema de retención de documentos personalizado. Sobre la base de los requisitos de cumplimiento y las necesidades de su oficina, podemos ayudarle a crear un horario estricto que puede etiquetar los archivos para su destrucción en una fecha específica. Con nuestras poderosas tecnologías y análisis, puede ejecutar informes que le permitirán fácilmente confirmar fechas de destrucción segura de documentos a medida que se aproximan. Una vez que cada proceso de destrucción esté completo, emitiremos un Certificado de Destrucción a su oficina.

SERVICIOS DE CONSULTORÍA

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En Access, nos tomamos el tiempo para comprender verdaderamente el sector y sus requisitos únicos.

Entendemos que el estudio jurídico es más que los clientes y los casos: es una empresa plenamente operativa con departamentos de recursos humanos, cuentas por pagar/cobrar y TI que deben tenerse en cuenta. Colaboraremos con usted para desarrollar un programa de RIM eficiente que traiga armonía a cada departamento, al mismo tiempo que nos aseguraremos de que el acceso a los registros solo se otorgue según sea necesario.

Nuestra experiencia en la clasificación de registros, las políticas de retención y los programas de destrucción lo ayudará a dirigir la oficina de manera eficiente y a garantizar la preparación para las respuestas de investigación y litigios. Además, con el Gobierno de la Información (IG) que es una prioridad cada vez mayor en el sector legal, podemos ayudarlo a implementar procesos para garantizar el cumplimiento con su política.