Gestionar al personal de manera eficaz es una función esencial del área de Recursos Humanos. De igual forma, contar con un buen plan de gestión documental y organización de archivos contribuye a que el departamento sea más eficiente y productivo, reduciendo el tiempo invertido en distintos procesos y minimizando el riesgo de pérdida de documentos. Además, permite cumplir de manera efectiva con las normas de confidencialidad y protección de datos personales, conforme a la Ley N.° 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, vigente en Costa Rica.
Para lograrlo, además de implementar las herramientas digitales adecuadas, es necesario seguir algunas prácticas para realizar una gestión documental realmente eficaz y manejar el ciclo de vida de los documentos sin correr riesgos. Este proceso implica, además de la gestión documental en sí, administrar la gestión de políticas de la empresa y garantizar el acceso, almacenamiento y eliminación de documentos correctamente, protegiendo la privacidad de los datos y capacitando al equipo para que tome las mejores decisiones basadas en información.
Crear una estrategia de gestión documental y organización de archivos de RR. HH. puede ser un proceso prolongado, por lo que mientras antes se implemente, mayores serán los beneficios.
Quizás el mayor beneficio sea cumplir más fácilmente con las diversas normas de conformidad y protección de datos. Por ley, RR. HH. debe almacenar diferentes tipos de documentos durante distintos períodos, que pueden llegar hasta los 30 años. Además, estos documentos deben guardarse de manera segura, y sin un sistema de gestión documental eficiente, difícilmente esos procesos se realizarán correctamente.
El departamento también puede ser objeto de auditorías y solicitudes judiciales relacionadas con reclamaciones de empleados, lo que exige mayor agilidad para rastrear y recuperar información sobre evaluaciones de desempeño, remuneraciones, registros de asistencia, entre otros documentos.
El sistema de gestión documental y organización de archivos de Recursos Humanos debe cumplir con los protocolos de seguridad y las normas más exigentes, como la Ley N.° 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, para garantizar la seguridad, confidencialidad y privacidad de la información de los colaboradores.
Invertir en una estrategia sin papel garantiza una mayor eficiencia administrativa, haciendo que los procesos sean más confiables y permitiendo un acceso rápido a la información de los empleados.
Una estrategia de gestión documental y organización de archivos de RR. HH. hace que el acceso y el intercambio de información sean más simples, lo que optimiza el flujo de trabajo y garantiza que los documentos estén fácilmente disponibles en el momento adecuado.
No importa el tamaño de la empresa, implementar una estrategia de gestión documental y organización de archivos en RR. HH. es fundamental para ahorrar tiempo y reducir posibles riesgos. Para ello, se pueden seguir algunas buenas prácticas.
Identificar todos los documentos es el primer paso para lograr una estrategia de gestión documental eficiente.
Los documentos de RR. HH. no deben estar disponibles para todos los empleados del área. Por eso, deben considerarse algunas preguntas:
Crear un cronograma de retención de documentos, con activadores de expiración, es esencial para identificar el tiempo que cada documento debe conservarse y cuándo debe eliminarse. Por ejemplo, algunos documentos de RR. HH. deben almacenarse hasta por 30 años. Para definir estos requisitos, es necesario entender qué documentos deben conservarse, durante cuánto tiempo y qué eventos desencadenan su archivo o eliminación.
La solución de gestión documental debe ofrecer recursos de seguridad que cumplan con las normas de conformidad y las leyes de privacidad, y que permitan el almacenamiento, acceso y eliminación seguros, reduciendo los riesgos de filtración de datos. Para ello, deben considerarse algunos factores según el tipo de documento, ya que la información médica y personal está protegida por ley. Es esencial implementar una política de seguridad documental y desarrollar un plan de capacitación eficaz.
Este plan implica no solo el almacenamiento, sino también garantizar el acceso a la información, describir el flujo de trabajo, el almacenamiento y la eliminación. Es el momento ideal para determinar qué archivos se conservarán en formato físico y cuáles serán digitalizados.
Muchos procesos de RR. HH. ya se gestionan digitalmente, por lo que es fundamental implementar una solución de gestión documental que automatice procesos, facilite el acceso y cree flujos de trabajo más eficientes.
Los documentos son un activo importante para las empresas, y aplicar las mejores prácticas de gestión documental y organización de archivos de RR. HH. es clave para reducir costos, mejorar servicios, aumentar la productividad y cumplir con los requisitos de conformidad.
La tecnología hace que la gestión sea más eficiente y sencilla, automatizando tareas, transformando flujos de trabajo y permitiendo un acceso fácil a la información de los empleados, es decir, ofreciendo un mayor control sobre los documentos, algo esencial para manejar posibles reclamaciones o solicitudes judiciales.
Además, con el acceso facilitado a la información, el equipo de RR. HH. puede crear estrategias basadas en datos, tomando decisiones más seguras. Hable con nuestros especialistas y descubra cómo Access puede ayudar a su empresa a hacer más eficiente la gestión documental de RR. HH.
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