FileBridge Records - Administración de Documentos Digitales
Administre Documentos Digitales con Eficiencia
FileBRIDGE.com es un software de administración de documentos digitales que le permite acceder a herramientas para gestionar mejor sus registros, solicitar servicios o materiales, y generar informes e información sobre sus colecciones almacenadas con Access.
FileBRIDGE® facilita la gestión y el control de su programa de almacenamiento de registros empresariales, brindándole control total sobre todos sus registros e información almacenada y protegida por Access.
Características Clave de la Administración de Documentos Corporativos
Gestione registros y obtenga visibilidad de su inventario para analizarlo y tomar medidas con soluciones confiables de gestión documental corporativa. El software de gestión documental corporativa FileBRIDGE proporciona un control documental completo, a la vez que refuerza el cumplimiento normativo y facilita la implementación de sus políticas de retención.
- Buscar Registros
- Añadir Nuevos Registros
- Solicitar Una Recogida
- Solicitar Servicio
- Generar Informes Sobre Su Información
Hay soporte adicional disponible las 24 horas, los 7 días de la semana para recuperaciones regulares y urgentes.
Informes de FileBRIDGE
FileBRIDGE Reports permite a los clientes generar diversos informes sobre su inventario. Con diferentes plantillas, como Informes de inventario, Artículos aptos para destrucción y Listas de usuarios autorizados, puede:
Aumente la adopción por parte de los usuarios mediante una interfaz sencilla.
Mantenga el cumplimiento normativo mediante la cadena de custodia.
Obtenga visibilidad de sus registros externos las 24 horas, los 7 días de la semana.
Ahorre tiempo y aumente la seguridad de la información.
Menor Dependencia de los Registros en Papel
Si bien siempre serán necesarios ciertos registros físicos, la necesidad de adoptar la transformación digital nunca fue tan importante. Las investigaciones del sector nos recuerdan con regularidad los costos cada vez mayores de mantener documentos en papel. Dejando de lado los costos y el espacio de almacenamiento, una investigación de PricewaterhouseCoopers concluyó que el gasto promedio de buscar un documento mal archivado es de USD 120. Los costos adicionales de tener que reproducir cualquier documento extraviado, y luego volver a archivarlo, hacen que la práctica desactualizada de mantener registros en papel sea prácticamente insostenible.
Con Access, puede cerrar la brecha que existe entre sus documentos digitales y en papel. Nuestras soluciones de administración de documentos pueden facilitar el uso compartido de documentos entre varias ubicaciones, integrarse con diversos sistemas ERP y HRIS para combinar metadatos, y automatizar sus procesos de revisión y aprobación de documentos. La EDMS innovadora incluso aplica procesos de administración de documentos inteligentes para que las búsquedas de archivos sean más eficientes, seguras y coherentes.
Reducir los Costos de Almacenamiento
Nuestras soluciones de administración de documentos digitales le permiten recuperar espacio de oficina que actualmente se utiliza para el almacenamiento físico gracias al archivado y mantenimiento digitales de los documentos que no utiliza con frecuencia. Cargue los registros inactivos con la certeza de que estarán disponibles en caso de que vuelva a necesitarlos.
Los beneficios de ahorro de costos adicionales de nuestra EDMS incluyen, sin limitación, cero inversiones en infraestructura de tecnología y, con los servicios de escaneo administrados por Access, ningún riesgo de propiedad y de tener que actualizar equipos obsoletos.
Solución de Administración de Documentos Electrónicos
El volumen de los registros en papel puede duplicarse cada tres años, lo que complica las tareas necesarias de comprender cuáles documentos posee, cuáles requieren su atención y cuáles todavía se necesitan.
La solución de administración de documentos electrónicos (EDMS) de Access, incorpora el ciclo de vida completo de su información, desde el escaneo hasta el almacenamiento de documentos, conforme a sus políticas de retención. Además, nuestra EDMS escalable puede lograr lo siguiente:
- Reducir los costos operativos y las inversiones en infraestructura de TI.
- Eliminar la necesidad de almacenamiento in situ de archivos físicos.
- Optimizar los flujos de trabajo de la documentación y aumentar la eficiencia.
- Mitigar los riesgos de cumplimiento y seguridad.
Acceso a Documentos A Pedido
El acceso a los registros comerciales críticos y el uso compartido seguro de archivos es simple gracias al acceso en línea a los documentos digitales las 24 horas, los 7 días de la semana. Nuestro repositorio central intuitivo le permite encontrar la información que necesita en no más de tres clics y optimiza sus tareas de administración de documentos.
Se puede acceder a los documentos almacenados en nuestra EDMS y administrarlos desde cualquier parte del mundo, en cualquier dispositivo y en cualquier momento. Además, puede compartir tantos documentos como sea necesario, desde un archivo único a miles de documentos, con empleados y terceros de confianza, sin mayores costos.
Las salas de datos seguras, la autenticación de dos factores y las pistas de auditoría protegen a su empresa con el acceso y la filtración no autorizados. Y nuestros centros de datos redundantes certificados con SSAE-16 garantizan la continuidad del negocio en caso de un desastre.
Monitoreo de Cumplimiento Proactivo
Administrar los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida manteniendo el cumplimiento con las normativas requiere de políticas de gobierno de la información abarcadoras y una adherencia estricta a las políticas de retención. Se deben mantener los registros por el período adecuado, según lo determinen las diferentes normas estatales y federales, y los documentos que excedan ese límite deben desecharse correctamente. Access asegura la aplicación de sus políticas e incluye retenciones legales para ignorar esas políticas, en caso de que sea necesario.
La administración de documentos que cumpla con las normativas también requiere que usted sepa qué documento puede faltar o haber caducado. El tablero de cumplimiento proporciona un sistema innovador de verificaciones y balances para reducir cualquier riesgo de incumplimiento. Con nuestra EDMS, puede auditar archivos proactivamente para descubrir si falta algo o está desactualizado, mitigar los riesgos de multas, sanciones y otras consecuencias costosas.
FileBRIDGE es una plataforma digital de Access que permite gestionar, localizar, solicitar y rastrear documentos físicos y digitales de forma segura y eficiente.
Puede acceder a FileBRIDGE desde un navegador web usando su usuario y contraseña proporcionados por Access. Es compatible con los navegadores más comunes (Chrome, Firefox, Edge).
En la página de inicio de sesión de FileBRIDGE, haga clic en “¿Olvidó su contraseña?” y siga las instrucciones para restablecerla. Si necesita ayuda, contacte al soporte de Access.
Sí. Desde FileBRIDGE puede solicitar el retiro, entrega y devolución de cajas o documentos almacenados por Access.
Sí. Puede solicitar la digitalización de documentos físicos desde la plataforma, y los archivos estarán disponibles para descarga directamente en el sistema.
Sí. FileBRIDGE utiliza encriptación y protocolos de seguridad avanzados para garantizar la confidencialidad e integridad de la información.
Sí. La plataforma permite el seguimiento en tiempo real del estado de sus solicitudes, entregas y digitalizaciones.
Puede comunicarse con el equipo de servicio al cliente de Access. Los datos de contacto están disponibles en la misma plataforma.
¿Es actualmente cliente de Access?
Conéctese con Nuestro Equipo de Soporte