Aprenda cómo maximizar su inversión en la digitalización de documentos

El crecimiento de soluciones en la nube, el aumento de la cantidad de documentos que hoy pueden crearse directamente en formatos digitales y los avances tecnológicos han facilitado el camino de las empresas hacia la transformación digital y el uso cada vez menor de papel.

Para 2026, América Latina continúa su avance en transformación digital. Según IDC, el gasto en TI en la región alcanzó US$ 81,2 mil millones en 2024 y se proyecta que llegue a US$ 91,8 mil millones en 2025. Las empresas priorizan inversiones en inteligencia artificial, nube y modernización de sistemas, con más del 25 % del presupuesto de TI de las principales compañías destinado a IA para 2027. A pesar de estos avances, persiste una brecha de habilidades tecnológicas, lo que podría limitar el aprovechamiento completo de las nuevas tecnologías. Asimismo, la adopción de infraestructuras híbridas y servicios “as‑a‑Service” refleja la creciente madurez digital del ecosistema empresarial de la región.

Sin embargo, todavía es común encontrar resistencia a la digitalización de documentos, con una fuerte preferencia por los documentos físicos. A continuación, se presentan algunas sugerencias para obtener más retorno de su inversión en digitalización de documentos:

Preste atención al proceso de escaneo

No importa si un documento fue escaneado por usted o por un proveedor, es esencial que esté disponible para todos los involucrados en los procesos de negocio a los que está dirigido. La principal ventaja de contar con documentos digitalizados es el acceso rápido y más eficiente que el físico: no necesitará digitalizar la misma información nuevamente, ya que esta estará disponible.

Vea algunos requisitos que debe seguir para una solución que elimine papel y automatice procesos:

• Ingrese los papeles y documentos digitales en el mismo punto en que comienzan a formar parte de los procesos corporativos. En esta etapa, la información necesaria de los documentos debe extraerse con el uso de soluciones y aprendizaje automático.

• Automatice los flujos de trabajo, así como la distribución de documentos, el enrutamiento, la aprobación, el seguimiento y el llenado. El flujo de trabajo debe incluir datos extraídos de los documentos para las aplicaciones de negocio, que deben poder ser accesados en cualquier momento, desde cualquier dispositivo, mediante enlaces a documentos distribuidos en espacios de almacenamiento digital, eliminando la necesidad de imprimir o copiar documentos.

• Las firmas digitales reducen o eliminan la necesidad de crear documentos en papel. Su solución debe ser capaz de usar formularios digitales internos y externos. Las firmas digitales son importantes para evitar la impresión de documentos para firma, reduciendo costos.

• Implemente notificaciones cuando un documento sea escaneado y esté disponible, y simplifique el proceso de carga y enrutamiento.

Gobernanza de la información

Toda empresa debe contar con un programa de retención y seguirlo. Una de las mejores maneras de aprovechar la digitalización de documentos en la empresa es seguir un cronograma de retención.

Es importante que su programa de gobernanza le ayude a reducir la cantidad de papel, por lo tanto, si los documentos digitales son aceptados por las agencias regulatorias y auditoras, considere sustituir las versiones en papel por versiones digitales.

Aunque es imposible eliminar completamente el papel en la oficina, no hay razones para no aprovechar los servicios de digitalización de documentos para reducir la cantidad de hojas dispersas, disminuir costos y mejorar los procesos de negocio.

Access emplea profesionales altamente calificados y escáneres de última generación para transformar información originalmente creada en medios físicos en archivos digitales, posibilitando el almacenamiento digital de grandes volúmenes en un entorno seguro y accesible por computadora. Conozca el servicio de digitalización de documentos. Hablemos y conoza como Access puede ser su mejor aliado en digitalización.