O el cúmulo de documentos en las empresas, con carpetas polvorientas y hojas que se desintegraron de los archivadores, todavía es una realidad en el mundo corporativo. Por ello, los servicios que incorporan la gestión documental se vuelven cada vez más necesarios, transformando alquileres y metros cuadrados de ambientes desorganizados en gigabytes, listos para ser accesados virtualmente.
Pero aún existen barreras que las empresas enfrentan al adoptar este tipo de organización, siendo la principal la falta de conocimiento sobre cómo ganar productividad, seguridad y reducir costos. Descubre por qué vale la pena invertir en esta solución:
Con la información digitalizada, las personas se concentran más en las actividades productivas, evitando la pérdida de tiempo en la localización y organización de documentos e información. Además, los procesos se diseñan de acuerdo con las necesidades de cada cliente, minimizando el impacto causado por los cambios.
Las áreas de RR.HH., jurídica, fiscal, financiera y otros sectores que trabajan con información contenida en los documentos de la empresa se benefician inmediatamente, ya que sus documentos son considerados “vivos”, con alto volumen de consultas o actualizaciones, como, por ejemplo: **historias clínicas médicas, expedientes de RR.HH., etc.
Las empresas grandes, medianas y pequeñas pueden beneficiarse de este tipo de almacenamiento de diversas formas. Entre ellas, destacamos la reducción de costos con el número de personas involucradas en la gestión documental y con el espacio de almacenamiento. Destinar espacios físicos para la custodia de documentos aumenta los costos de alquiler y afecta directamente al **EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization)**, un indicador financiero importante que representa cuánto genera una empresa a través de sus actividades operacionales, sin considerar impuestos y otros efectos financieros.
Mitigar riesgos, término cada vez más usado en el mundo corporativo, significa tener cuidado respecto a algo que puede ser perjudicial. La **gestión automatizada** centraliza el proceso documental, aumentando el control y la seguridad, además de ser más precisa. De esta forma, se pueden evitar accesos indebidos, pérdida de información valiosa y daños en archivos que podrían derivar en posibles sanciones por parte de los organismos reguladores.
La gestión electrónica protege información importante, evitando que se extravíe. La organización documental realizada manualmente puede comprometer los datos históricos de la empresa. Muchas veces, esta información se usa para comprobar la validez de un acto o evaluar el desempeño de un período, ayudando en la toma de decisiones.
*Inon Neves es vicepresidente de Access, la segunda empresa más grande del mundo en el segmento de gestión de documentos e información, presente en Estados Unidos, Brasil, Costa Rica, Panamá y Trinidad y Tobago.
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