La transformación digital dejó de ser algo opcional para las empresas; sin embargo, llevar a la organización a que se convierta totalmente digital no es algo fácil ni simple, esto exige la elección de las herramientas correctas y, principalmente, que la estrategia realmente elimine el uso de papel en la oficina.
La manera en que las empresas manejan sus documentos ha cambiado mucho en las últimas décadas. El uso de sistemas electrónicos para la gestión de documentos y la adopción de firmas electrónicas han hecho que el flujo de trabajo sea más simple y eficiente, dejando claro que adoptar una estrategia de transformación digital es fundamental para que la organización siga siendo competitiva. Sin el uso de un sistema de gestión electrónica de documentos y registros, por ejemplo, es muy probable que la empresa esté perdiendo dinero y clientes simplemente por la dificultad de recuperar la información.
Sin embargo, adoptar una estrategia de oficina sin papel va más allá de simplemente capturar la información de los documentos y almacenar los datos en una red. Este proceso requiere que los flujos de trabajo y procesos se modifiquen para que este contenido se capture fácilmente y pueda circular por la oficina de la misma manera que los procesos tradicionales; de lo contrario, si la transformación digital hace que los procesos sean más complejos, la adopción por parte de los usuarios será negativa.
Hacer la transición hacia una oficina sin papel exige que las organizaciones actúen en dos frentes: el primero es implementar una estrategia de transformación digital y digitalizar registros y documentos; el segundo es emplear una plataforma de gestión de documentos.
Para empezar, la organización puede invertir en una herramienta que digitalice e indexe la información, haciéndola rastreable y accesible desde cualquier dispositivo utilizado por los usuarios. También es posible reducir el flujo de papel al dirigir la captura de información hacia sistemas integrados, como SCANET, software de captura de imágenes de Access que facilita la integración de documentos generados en diferentes lugares y que funciona de manera integrada con el Portal ALL STORE para que la información esté disponible para los usuarios en cualquier momento y lugar.
Aunque es posible realizar estos procesos con herramientas separadas – digitalización, gestión de documentos, control de acceso – optar por una plataforma de gestión electrónica de documentos (GED) hace que el flujo sea más eficiente y seguro.
La transformación digital también significa cambiar la manera en que los usuarios interactúan con los documentos. En lugar del papel, podrán editar y compartir la información desde las pantallas de diversos dispositivos. Por ello, es fundamental que la organización analice los procesos actuales y estudie formas de simplificarlos.
Esto requiere que la empresa decida si continuará aceptando documentos en papel para digitalizarlos después, eliminará completamente el uso de papel, o adoptará un enfoque híbrido, que hace la transición más lenta pero sin fricciones. Otro punto importante es entender cómo se almacenan los documentos — en local, dispersos en varias oficinas, en la nube o en los dispositivos de los usuarios —, mapeando estos lugares para hacer más ágil la migración a un sistema unificado.
De la misma manera, al digitalizar los documentos, la organización necesita crear procesos de aprobación, revisión y firma electrónica para que el flujo de trabajo no se vea afectado y, sobre todo, contar con una política de acceso robusta mediante un sistema de gestión de acceso e identidad que establezca niveles de permiso para garantizar que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los documentos.
Además, es importante recordar que la transformación digital también involucra a las personas, por lo que es necesario analizar cómo los cambios impactarán en el día a día laboral y garantizar la adopción por parte de todos.
Al adoptar la transformación digital y apuntar a una oficina sin papel, es esencial contar con el apoyo de los usuarios, ya que ellos serán los verdaderos beneficiarios de esta transición. Por lo tanto, garantizar que el equipo esté de acuerdo con los cambios en sus flujos de trabajo y procesos, dejando claro que el cambio busca mejorar la eficiencia y la productividad, contribuye a que la idea sea más fácilmente aceptada.
Se recomienda que las organizaciones fomenten la discusión sobre los beneficios de una oficina sin papel y permitan que los empleados hagan preguntas y den sus opiniones. Esto permite que los líderes comprendan las prácticas en uso y qué será necesario cambiar para adoptar la transformación digital.
La reducción de costos siempre se cita como uno de los beneficios de la transformación digital y de una oficina sin papel, pero esto puede no ser evidente de inmediato debido a los gastos asociados con la implementación de una infraestructura que permita capturar y almacenar la información.
Una oficina sin papel requiere la implementación de escáneres, sistemas de almacenamiento digital, servidores de back-end y aplicaciones para la gestión de documentos. Los costos varían según el tamaño de la empresa y su sector de actividad. Además, la organización debe contratar personal con habilidades específicas.
A pesar de los costos, los beneficios a mediano y largo plazo hacen que la inversión sea exitosa. La transformación digital optimiza el flujo de trabajo en una oficina sin papel, permitiendo que los usuarios rastreen y encuentren documentos con facilidad, lo que, además de hacer el trabajo más eficiente, contribuye a mejorar la atención a clientes y proveedores. Además, se reduce el impacto ambiental, haciendo que la empresa sea ambientalmente responsable y mejorando la reputación de la organización frente al mercado y los consumidores.
Pero es posible reducir estos costos al contratar una empresa especializada en captura, custodia y gestión de documentos. Access ofrece diversas soluciones para hacer que la gestión de documentos de su empresa sea más eficiente. Nuestras soluciones permiten que su empresa reduzca costos y mejore la eficiencia de los procesos con la máxima seguridad, permitiendo que sus empleados se dediquen a lo que mejor hacen: hacer crecer el negocio.
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