La destrucción segura de documentos es el servicio más recomendado para corporaciones que necesitan desechar datos importantes. Algunos archivos no pueden ser eliminados en la basura común, ya que corren el riesgo de ser filtrados, lo que podría generar perjuicios legales y financieros para la empresa.
En Costa Rica, la Ley N.º 8968 sobre la Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales establece que las empresas que gestionan información confidencial o datos personales deben garantizar su eliminación segura y definitiva una vez que dichos datos hayan cumplido con la finalidad para la cual fueron recolectados o dejado de ser necesarios.
En principio, debemos entender que la destrucción segura de documentos no consiste simplemente en arrugar el papel y tirarlo a la basura o colocarlo en una trituradora. Destruir un documento requiere mucha responsabilidad, independientemente de su nivel de importancia.
Normalmente, las organizaciones mantienen sus archivos bajo estricta seguridad, lo que demuestra su valor. Por este motivo, es importante realizar un control estratégico de la información y garantizar la conformidad hasta su destrucción.
Gran parte de estos documentos son considerados confidenciales y, por lo tanto, requieren mayor cuidado al momento del descarte. Entre ellos se incluyen: documentos presupuestarios, registros fiscales y corporativos, documentos personales de socios, clientes y empleados, resultados de investigaciones y pruebas, informes y muchos otros que permanecen bajo la custodia de las organizaciones.
La destrucción segura de documentos puede realizarse dentro de las corporaciones o por una empresa especializada en el tema. Sin embargo, se debe tener cuidado, ya que no todas las organizaciones cuentan con las instalaciones o el conocimiento necesarios para realizar este servicio correctamente. Y no todas las empresas especializadas poseen los certificados y licencias requeridos para desarrollar el trabajo.
De acuerdo con la Ley N.º 8968 sobre la Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales en Costa Rica, los datos recopilados por las organizaciones deben mantenerse bajo su control únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron obtenidos. Una vez transcurrido dicho período, la información debe ser eliminada de forma segura. Además, es importante considerar las normativas locales relacionadas con la conservación y digitalización de documentos, garantizando que las copias electrónicas puedan sustituir adecuadamente a los originales cuando así lo permitan las disposiciones vigentes.
Definir el tiempo de vida útil de un documento depende de diversos factores, como las cláusulas contractuales, el tipo de documento, la naturaleza de la información contenida y otros. Por eso, es fundamental que las organizaciones mantengan un sistema eficaz para el seguimiento de esta información.
Si esto no ocurre y la empresa mantiene documentos “vencidos” en su base de datos, podría enfrentar graves consecuencias, como multas y sanciones.
Otro aspecto importante antes de proceder con la destrucción segura de documentos es verificar si estos poseen algún valor histórico o administrativo de acuerdo con el sector o la actividad de la organización. Para determinarlo, se puede consultar al Archivo Nacional de Costa Rica, entidad responsable de orientar sobre la valoración y conservación de documentos en el país.
Una empresa especializada puede encargarse de la destrucción segura de documentos, garantizando el cumplimiento de todas las leyes y normas de protección de datos establecidas por la Ley N.º 8968 sobre la Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales y otras regulaciones aplicables en el país.
Una empresa especializada garantiza total confidencialidad sobre los archivos eliminados y la información que contienen. Esto probablemente no sucedería si la destrucción fuera realizada por empleados internos, ya que algunos datos podrían filtrarse, generando graves problemas tanto para la empresa como para el colaborador.
Otro punto importante es el costo. Contratar una empresa especializada en destrucción segura de documentos reduce los gastos relacionados con la compra, mantenimiento y uso de una trituradora, así como los posibles costos de contratar personal para realizar el trabajo internamente.
Una empresa con experiencia puede realizar la destrucción segura de documentos de manera rápida y eficiente. En algunos casos, el trabajo se lleva a cabo dentro de la misma corporación, evitando el traslado de archivos confidenciales.
La destrucción segura de documentos es una operación sumamente importante para que las empresas trabajen con mayor eficiencia y seguridad, además de garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas de protección de datos.
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