En 1957, Russell Kirsch escaneó la primera imagen para una computadora y ayudó a impulsar la revolución de la tecnología de la información y la digitalización de documentos. A partir de esa primera digitalización surgieron los faxes, códigos de barras en empaques, la autoedición, la fotografía digital, la tomografía computarizada y una infinidad de otras tecnologías de imagen, muchas de las cuales cambiaron la manera en que las personas trabajaban.
En la década de 1990, a medida que la resolución mejoraba, la mayoría de las empresas utilizaban escáneres para convertir sus fotos y documentos físicos en copias digitales, pero los documentos todavía debían ser manipulados, clasificados y archivados manualmente después de ser digitalizados. Este proceso lento y tedioso limitaba la utilidad de la tecnología. Las organizaciones ya buscaban formas más simples y productivas de digitalizar y gestionar sus documentos.
Introducido por primera vez como una herramienta para personas con discapacidad visual, el Reconocimiento Óptico de Caracteres (ROC) tomaba la palabra escrita y la convertía en una forma digital, de modo que la computadora podía reconocer el texto e incluso leerlo en voz alta. Con el tiempo, esta tecnología se adaptó y creció, y ahora puede realizar muchas tareas comerciales comunes, incluyendo la entrada de datos, el reconocimiento automático y la extracción de información de documentos.
Muchas organizaciones usan esta tecnología para indexar y clasificar información en bases de datos y jerarquías, y para respaldar programas sofisticados de retención, liberando tiempo de sus empleados para iniciativas más estratégicas.
Aunque la tecnología ROC ha permitido que muchas organizaciones trabajen de manera más eficiente, también presenta sus propios desafíos. A medida que los negocios y el mundo digital continúan evolucionando, el software necesario para acompañar estos cambios debe proporcionar aún más adaptabilidad, exigiendo mayor eficiencia de las tecnologías.
Más que nunca, las organizaciones buscan formas de facilitar la colaboración y el acceso a la información para sus equipos. Los empleados necesitan poder encontrar los documentos y datos que requieren de manera eficiente. Sin embargo, desafortunadamente, con las soluciones tradicionales de captura de datos, esto sigue siendo un desafío.
Según un estudio de AIIM (Asociación para la Gestión de Información e Imágenes), el 64% de las organizaciones encuestadas afirmaron procesar más de diez tipos diferentes de documentos, incluyendo facturas, recibos, cheques, solicitudes, etc. Cada uno de estos tipos de documentos debe ser procesado, almacenado y eliminado de manera diferente, según distintos cronogramas de retención. Los sistemas de digitalización tradicionales no se adaptan bien a cada nuevo tipo de documento.
Según la misma investigación, el 38% de los encuestados considera que su sistema de captura es difícil de configurar; los empleados gastan, en promedio, más tiempo tratando de entender cómo funciona el sistema que utilizándolo realmente en beneficio de la empresa.
Es un hecho que los cambios y adaptaciones forman parte del día a día de las empresas; sin embargo, estos cambios requieren tiempo y paciencia por parte de los empleados, especialmente cuando se trata de documentación. Existen cambios en regulaciones, tecnologías, tipos de documentos, información y leyes, lo que exige gran dedicación del equipo. Por eso, la solución de digitalización que la empresa utilice debe ser adaptable y sencilla para acompañar sus necesidades sin complicaciones.
Las organizaciones que adoptan nuevas tecnologías necesitan una solución que continúe adaptándose con el tiempo. Las empresas que simplifiquen, estandaricen y automaticen su sistema de captura de documentos podrán, en el futuro, transformar sus operaciones comerciales y liberar información e ideas actualmente encerradas en sus registros en papel, facilitando los procesos corporativos que dependen de estos archivos.
A diferencia de los sistemas tradicionales de captura, la captura inteligente identifica y extrae la información crítica de documentos en papel y electrónicos sin necesidad de intervención humana, aportando mayor eficiencia a la operación y liberando a los empleados para concentrarse en tareas y proyectos más esenciales.
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