Elegir cuidadosamente la empresa que realizará la digitalización de documentos es una decisión muy importante, que ayuda a garantizar eficiencia y seguridad en la gestión de la información. Cada área de la empresa – desde Jurídico y Financiero hasta TI, Compliance y Facilities – tiene dudas específicas cuando busca este servicio, que debe adaptarse a las necesidades de cada departamento.
Algunos de los aspectos más importantes son asegurar calidad técnica en los archivos digitalizados, cumplir exigencias legales y regulatorias, mantener las operaciones internas fluyendo sin interrupciones, proteger datos confidenciales y además obtener un buen retorno sobre la inversión.
La calidad técnica de la digitalización es el primer criterio a observar. Asegúrate de que la empresa entregue archivos con alta resolución y nitidez, ya que esto garantiza textos legibles e imágenes claras incluso con zoom. Es recomendable solicitar muestras de documentos ya digitalizados por el proveedor para evaluar si el estándar de calidad cumple con las expectativas de tu negocio. También vale verificar qué tipo de equipamiento y software utilizan: escáneres de última generación y herramientas modernas (como sistemas OCR para reconocimiento de texto) indican un servicio con mayor precisión y agilidad.
Otro punto técnico es considerar los formatos de archivo ofrecidos y la integridad de los datos digitalizados. Prefiere proveedores que entreguen documentos en formatos adecuados para archivo a largo plazo, como PDF/A, u otros estándares requeridos (TIFF, por ejemplo), asegurando que la formateación y el contenido original permanezcan intactos. Además, verifica si la empresa aplica recursos de reconocimiento de texto e indexación – los documentos que permiten búsqueda por palabra clave agilizan mucho la localización de información en el día a día.
Por último, evalúa la compatibilidad tecnológica del servicio con la estructura de tu empresa. Los archivos digitalizados deben poder integrarse directamente en tu sistema de gestión – ya sea un ERP, un ECM u otro software de GED ya utilizado internamente. De este modo, se evita retrabajo en la migración y la incorporación de los nuevos archivos al flujo digital ocurre de forma simple, sin interrumpir procesos. En este aspecto, también es valioso que el equipo del proveedor cuente con experiencia en gestión documental y ofrezca soporte técnico ágil. Si surgen dudas sobre formatos o problemas en algún archivo, podrás contar con profesionales capacitados para ayudar rápidamente.
La conformidad legal comienza por el conocimiento de las leyes y normas aplicables a la digitalización de documentos. Elige un proveedor que esté actualizado respecto a los requisitos para que un documento digitalizado tenga validez jurídica – por ejemplo, uso de formatos específicos (como PDF/A), aplicación de certificados digitales y sellos de tiempo cuando sea necesario. Además, verifica si la empresa orienta respecto a políticas de retención y descarte: en ciertos casos, la legislación exige que los originales en papel se conserven por un período o que la digitalización se realice de forma certificada antes del descarte. Un buen prestador de servicio ayuda a tu empresa a seguir estas reglas, proporcionando certificados de digitalización cuando corresponda y orientando sobre los plazos de guarda física o destrucción segura.
Otro aspecto importante es verificar si la empresa de digitalización posee certificaciones y procesos auditados que acrediten su conformidad y calidad. Certificaciones como ISO 9001 (gestión de la calidad) indican que el proveedor sigue estándares rigurosos y ha pasado por auditorías independientes, lo que aumenta la confianza de que los procedimientos se ejecutarán correctamente.
También es importante que haya transparencia y trazabilidad en todas las etapas del servicio. Esto significa que la empresa debe mantener registros claros de cada documento – desde la recolección, pasando por la digitalización, hasta el almacenamiento – y permitir auditorías internas o externas cuando sea necesario. Con una pista de auditoría bien documentada, los departamentos Jurídico y de Compliance de tu organización pueden estar tranquilos, sabiendo exactamente cómo y cuándo cada archivo fue manipulado.
Por último, pero no menos importante, es necesario garantizar la privacidad y protección de datos conforme a la Ley 8968: Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales y su reglamento en Costa Rica. Los documentos empresariales suelen contener datos personales o información sensible, por lo que el proveedor debe demostrar medidas claras de seguridad y privacidad. Verifica si existen acuerdos de confidencialidad vigentes, capacitación del personal sobre protección de datos y políticas que limiten el acceso a la información únicamente a quienes realmente lo necesitan.
Una empresa alineada con la Ley 8968 tratará los datos digitalizados con responsabilidad, respetando los derechos de las personas titulares y asegurando que ninguna información sea utilizada de forma indebida durante el proceso de digitalización, gestión o almacenamiento. También puedes profundizar consultando contenidos relacionados con la importancia de la transparencia en la gestión documental y el papel de la gestión de documentos en el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la Ley 8968.
La experiencia del proveedor y las referencias de clientes son factores operativos que merecen atención. Una empresa con buena trayectoria en el mercado, que ya haya realizado proyectos de digitalización de tamaño similar al tuyo, tiende a ser más confiable y eficiente. Averigua cuánto tiempo lleva el proveedor en actividad y si posee testimonios o casos de éxito, especialmente en sectores similares al de tu organización. Esto te dará una idea de la capacidad de la empresa para cumplir lo prometido y manejar desafíos específicos de tu segmento.
También es vital evaluar la capacidad operativa y el alcance del servicio ofrecido. Verifica si la empresa puede atender el volumen de documentos que necesitas digitalizar dentro del plazo deseado.
Para proyectos grandes, por ejemplo, es importante saber la capacidad diaria de digitalización y si el proveedor cuenta con equipo y equipamientos suficientes para evitar cuellos de botella. Considera además la ubicación y la logística: ¿el proveedor actúa en tu región? Si tu empresa requiere que la digitalización sea realizada in site (por motivos de seguridad o practicidad), infórmate si la empresa ofrece esta posibilidad de atención en el lugar.
Entender la logística del proyecto también forma parte de los criterios operativos. Muchas veces, la empresa de digitalización se encarga de recolectar los documentos en tu oficina – verifica si esto está incluido y cómo se realiza el transporte, garantizando la seguridad y la integridad de los archivos hasta el lugar de digitalización.
Un punto importante es entender la preparación de los documentos: ¿el proveedor retira clips y grapas, ordena y limpia las páginas antes de escanear? Este trabajo previo es esencial para que la digitalización ocurra sin fallas, y un buen socio generalmente asume esta etapa, aliviando a tu equipo (como el personal de Facilities) de esta tarea laboriosa.
Otro diferencial valioso es lo que ocurre después de la digitalización: cómo se entregan y organizan los archivos. Prefiere proveedores que no solo digitalicen, sino que también entreguen los documentos ya indexados por criterios relevantes – por ejemplo, por nombre del cliente, número del proceso o fecha del documento – facilitando su posterior localización. Además, cada empresa tiene particularidades, y lo ideal es contar con un socio flexible y dispuesto a personalizar el servicio según tus necesidades.
Esto puede significar aceptar diferentes tipos y tamaños de documentos (incluyendo papeles frágiles o formatos grandes) sin perjudicar el flujo, ajustar cronogramas conforme a tu operación, o incluso crear campos de metadatos específicos para tu negocio. Una empresa que adapta el flujo de trabajo y entrega una solución a medida agrega mucho más valor, atendiendo mejor las necesidades diarias de tus departamentos.
La seguridad de la información abarca tanto aspectos físicos como digitales. Primero, considera cómo la empresa protege los documentos físicos durante el proceso de digitalización. Los archivos confidenciales estarán temporalmente fuera de tu oficina, por lo que es fundamental que el proveedor cuente con instalaciones seguras, con control de acceso riguroso, vigilancia 24 horas y áreas restringidas para el manejo de documentos sensibles.
En paralelo, evalúa las medidas de seguridad digital que la empresa adopta para proteger los archivos después de la digitalización. Es recomendable que el proveedor utilice protocolos de cifrado tanto en el transporte como en el almacenamiento de los datos, evitando interceptaciones o filtraciones durante el envío de los archivos y mientras estén almacenados en servidores o en la nube. Verifica también si cuentan con redes y servidores protegidos por firewalls y sistemas actualizados, además de políticas claras de respaldo que prevengan la pérdida de información en caso de fallas. Para una visión de gobernanza y conformidad, consulta “Gestión de la información y la conformidad en 2024”.
Otro punto crítico es la confidencialidad. Infórmate sobre cómo la empresa selecciona y capacita a su equipo para manejar información sensible. ¿Los empleados que tendrán acceso a tus documentos pasaron por verificaciones de antecedentes? ¿Firman términos de confidencialidad? Una cultura de seguridad de la información empieza por las personas: proveedores de confianza capacitan a sus colaboradores en políticas de privacidad y los concientizan sobre la responsabilidad de proteger cada documento. Saber que el equipo sigue normas estrictas y éticas al manejar tus datos confidenciales brinda tranquilidad a áreas como Compliance y Jurídico.
Evalúa también el control de acceso a los archivos digitalizados y la trazabilidad de las acciones realizadas. Prefiere empresas que ofrezcan plataformas seguras donde solo personas autorizadas puedan visualizar o descargar los documentos digitalizados. Idealmente, cada acceso u operación realizada (como visualizar o exportar un archivo) queda registrada en un log, creando una pista de auditoría completa.
Por último, asegúrate de que el proveedor cuente con planes de contingencia para incidentes de seguridad. Ninguna empresa está libre de imprevistos, pero la diferencia está en cómo se gestionan. Pregunta si existen procedimientos definidos en caso de violación de datos, fallas graves o desastres (como incendios o inundaciones).
Saber que la empresa tiene una respuesta rápida y organizada ante emergencias —incluyendo una comunicación oportuna y transparente hacia los titulares y, cuando corresponda, ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), según lo establece la Ley 8968— garantiza que tus documentos y la información personal que contienen no quedarán vulnerables. Para una visión de resiliencia, recomiendo “Plan de continuidad de negocios eficaz para su empresa”.
Al analizar el ROI de un proyecto de digitalización, comienza identificando todos los costos involucrados y comparándolos con los beneficios esperados. Incluye en el cálculo los gastos del servicio de digitalización en sí, eventuales inversiones en almacenamiento de datos adicional o integración de sistemas, e incluso costos indirectos como la capacitación del equipo para usar la nueva plataforma. Luego, proyecta los beneficios financieros: por ejemplo, la reducción de gastos con almacenamiento físico de papel (menos espacio ocupado, menos costos de gestión de archivos físicos) y el ahorro de tiempo del equipo, que pasará a encontrar documentos en segundos, no en horas. Considera también la disminución del riesgo de multas o perjuicios causados por la pérdida o extravío de documentos importantes – evitar estas situaciones tiene un valor económico real, aunque preventivo.
Una gran parte del retorno proviene del aumento de eficiencia y productividad. Los documentos digitalizados pueden localizarse y compartirse instantáneamente, liberando al equipo de tareas manuales. Para orientar el modelado de ganancias, consulta “Sepa cómo maximizar su inversión en digitalización de documentos”.
Además de la eficiencia interna, piensa en los beneficios en términos de compliance y agilidad en la toma de decisiones. Mantener un archivo digital bien organizado significa estar siempre listo para una auditoría o inspección, con todos los documentos necesarios accesibles rápidamente. Esto disminuye las posibilidades de sanciones por incumplimiento de obligaciones legales simplemente porque un documento se perdió o tardó demasiado en ser encontrado.
Al presentar el proyecto de digitalización a la dirección, vale la pena estimar en cuánto tiempo se recupera la inversión (payback). Si hoy tu empresa gasta X en papel o consume Y horas/mes en actividades manuales, y la digitalización reduce drásticamente estas cifras, calcula cuándo los beneficios acumulados cubren el valor invertido. Para fundamentar la elección de plataforma, recomiendo visitar la siguiente solución.
Por último, recuerda que el ROI no se resume a elegir el proveedor más barato, sino el que ofrece mayor valor. Una empresa de digitalización puede cobrar un poco más, pero si a cambio garantiza mayor seguridad, calidad superior y soporte dedicado, probablemente brindará un retorno mejor que la opción más económica que entrega poco. Ten en cuenta los riesgos evitados y los beneficios adicionales que cada propuesta ofrece. Invertir en calidad y confiabilidad ahora puede significar ahorrar mucho más en el futuro – ya sea evitando retrabajos, previniendo problemas legales o simplemente garantizando una operación más eficiente y segura.
La elección de una empresa de digitalización de documentos debe considerar una visión holística de los criterios abordados. Desde el punto de vista técnico, se requiere excelencia en la calidad de las imágenes e integración con tus sistemas. En el ámbito legal y de compliance, el socio debe garantizar conformidad rigurosa y respeto por la privacidad de los datos.
Operativamente, se espera experiencia, capacidad de atención y flexibilidad para adaptarse a las demandas de tu negocio. Y, desde la perspectiva de la seguridad de la información, nada menos que protección total – física y digital – de tus documentos, con controles, registros y planes de contingencia. Todos estos pilares, alineados con un cálculo consciente del ROI, determinan el éxito de un proyecto de digitalización y son fundamentales para una transformación digital segura dentro de la empresa.
En este contexto, Access se destaca como el socio ideal para tu iniciativa de digitalización de documentos. Con tecnología de punta aliada a un profundo conocimiento de las exigencias regulatorias, Access ofrece operaciones ágiles y altamente seguras, respaldadas por prácticas de conformidad y gobernanza discutidas en los contenidos anteriores. Su amplia experiencia e historial de proyectos exitosos garantizan tranquilidad a los gestores de todas las áreas – desde Jurídico hasta TI – de que el trabajo será realizado con excelencia.
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