Conocer, proteger y controlar sus datos organizacionales es fundamental para adherirse a normas y reglamentos y atender a las necesidades de seguridad y privacidad. Indiscutiblemente, implementar políticas de Gobernanza de la Información nunca ha sido tan necesario como ahora, cuando el trabajo remoto prácticamente se ha convertido en la regla. Las organizaciones también están evaluando la seguridad y la gobernanza de datos más que nunca, mientras intentan mantener la continuidad del negocio en medio de la crisis.
El aumento del volumen de información y los varios sistemas de colaboración en uso generan mayor complejidad en la gestión de registros, con serias implicaciones de costo y riesgo. A medida que las organizaciones de varios sectores enfrentan regulaciones cada vez mayores, muchas empresas transfieren datos a diferentes sistemas de registro para gestionarlos y cumplir con los reglamentos. Sin embargo, mover el contenido a sistemas diferentes, donde los empleados de cada departamento tendrán acceso remoto, en lugar de gestionarlo en una plataforma única, puede aumentar el riesgo de inconsistencia o pérdida de los registros. Por eso, las empresas con mayor visión están buscando soluciones de digitalización y de gestión documental para cumplir con todas las normas y generar más inteligencia de negocio.
Las organizaciones cada vez más son conscientes del vínculo entre toda la información que fluye hacia ellas y el riesgo legal y de cumplimiento que esta información conlleva. Debido a la explosión de datos y a la creciente importancia de la información para el valor entregado por las organizaciones, la percepción de la Gobernanza de la Información en ciertas organizaciones parece estar cambiando. Para los líderes de transformación digital, algo mayor está realmente en juego ahora: una conexión creciente entre Gobernanza de la Información y estrategia.
¿Cómo han cambiado estas organizaciones de alto rendimiento mentalidades y prácticas respecto a la gobernanza? Han empleado políticas, procesos y herramientas para gestionar sus activos más valiosos —la información— aprovechando los recursos de digitalización y automatización.
A medida que el volumen y la variedad de la información empresarial continúan creciendo, también lo hace la necesidad de implementar estrategias y enfoques bien pensados para la Gobernanza de la Información. Revisa los pasos de este nuevo recorrido identificados por Access:
• Gestionando los desafíos
El volumen, la velocidad y la variedad de información con la que las organizaciones deben lidiar actualmente superan la capacidad para gestionarla adecuadamente.
El 90% de los datos del mundo se crearon en los últimos dos años —y solo crecerán a partir de ahí.
• El costo del caos
El gasto y el esfuerzo asociados con la gestión de información están creciendo al ritmo del crecimiento exponencial de los datos.
La empresa promedio en Costa Rica gasta entre un 3.5% y un 7% de sus ingresos en Tecnologías de la Información (TI); por lo tanto, si tienes una empresa con ingresos de ₡50 millones, puedes prever un gasto de alrededor de ₡1.75 a ₡3.5 millones para gestionar tu información cada año.
• La Gobernanza de la Información es imprescindible
Las estrategias modernas de Gobernanza de la Información son ahora un requisito obligatorio para que las organizaciones compitan en el siglo XXI.
El 73% de las organizaciones encuestadas por Access consideran la Gobernanza de la Información como “importante” o “crítica” para su estrategia de negocio.
• Necesidad de apoyo del nivel C
Los profesionales de gestión de información aún luchan para obtener apoyo de los ejecutivos y la participación de las partes interesadas en sus iniciativas. Esto significa que el apoyo y la concienciación son vitales para el éxito.
El 45% de las organizaciones dicen que sus ejecutivos de nivel C “no están involucrados” o solo están “un poco comprometidos” cuando se trata de Gobernanza de la Información.
• La Gobernanza de la Información del Siglo XXI
El nuevo paradigma de Gobernanza de la Información es aquel en que las organizaciones amplían su visión, no solo trabajando para reducir riesgos, sino también para capturar oportunidades. Pedimos a las organizaciones que señalaran los tres principales beneficios:
• 45% respuesta más rápida
• 38% mejor servicio
• 36% soporte para Big Data y Analytics
• Desarrollar una hoja de ruta
Una hoja de ruta consistente es esencial para proporcionar una visión general de tu programa de protección de datos. Aquí es donde codificas el alcance, hitos significativos y dependencias de tu proyecto. Aquí algunas preguntas importantes para hacer:
• ¿Qué información y tipos específicos de datos requieren políticas de privacidad?
• ¿Qué información de identificación personal necesitamos recolectar y usar?
• ¿Cuál es el ciclo de vida apropiado para el uso de la información personal identificable y datos confidenciales?
• ¿Qué cronogramas y hitos debemos cumplir para que nuestro programa de Gobernanza de la Información tenga éxito?
La Gobernanza de la Información, que se refiere a la información recolectada, creada y utilizada por una empresa, es la gestión completa de los datos en todas sus formas —esto incluye la disponibilidad, integridad y seguridad de los datos, indexando datos no estructurados, como documentos, imágenes y otros “contenidos” que están distribuidos en diversos sistemas.
Solo implementando un programa consistente en toda la organización, la Gobernanza de la Información puede realmente ser exitosa. Todos los niveles de gestión y equipos deben adherirse a las mismas directrices y protocolos de retención de información para reducir o eliminar efectivamente cualquier riesgo de pérdida de archivos y datos, con herramientas y tecnología que simplifiquen la aplicación de estas reglas y su adhesión. Busca un socio con la combinación correcta de capacidad, visión y conocimiento para ayudarte a proteger tu información privada. Hable con uno de los consultores de Access y sepa cómo ayudar a su empresa.
Share