ESCANEO Y DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

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Consolidar información. Mejorar procesos. Enriquecer opciones.

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Adoptar la Transformación Digital

Si bien algunos documentos en papel deben almacenarse durante varios años por cuestiones de conformidad con normas estatales y federales, la mayoría de los documentos comerciales y registros heredados pueden digitalizarse con facilidad. Adoptar esta transformación digital puede ayudar a su empresa a mantenerse competitiva y cumplir con las necesidades de los clientes en esta economía cada vez más móvil.

En Access, hemos guiado de forma rápida y eficaz a miles de clientes hacia una oficina más digital en todas las escalas de proyectos de conversión de documentos. Podemos garantizar que no habrá interrupciones de los procesos, o que serán mínimas, y que los usuarios podrán acceder a los documentos durante todo el proyecto de conversión. Además, nuestro software de administración de documentos puede automatizar los procesos de documentación y mejorar la productividad de los empleados.

El escaneo y la digitalización de documentos pueden ayudarlo a lograr lo siguiente:

  • Consolidar la información diseminada por los departamentos y ubicaciones.
  • Disminuir las redundancias y mejorar los procesos de búsqueda/recuperación de documentos.
  • Compartir con seguridad archivos cuando, y donde, sea necesario.
  • Cumplir con obligaciones normativas complejas.

Servicios de Escaneo y Digitalización de Access  

Cada empresa se encuentra en una etapa distinta de madurez digital. Mientras que algunas necesitan ayuda para establecer procesos eficientes para las necesidades de escaneo y digitalización permanentes, otras tienen una gran acumulación de archivos y registros semi activos heredados que deben convertirse y almacenarse para reducir los costos de almacenamiento físico.

Nuestros servicios de escaneo y digitalización de alta calidad pueden realizar proyectos de conversión de documentos de todos los tamaños, desde necesidades de bajo volumen desde la fecha de implementación hasta escaneo de archivos anteriores de gran volumen.

  • Los servicios de digitalización de archivos anteriores convierten todos los documentos en papel archivados o inactivos, registros de microfilm y archivos de medios electrónicos a formato electrónico.
  • Los servicios de escaneo a partir de la fecha de implementación convierten los documentos nuevos a formato electrónico y los integran a sus flujos de trabajo y registros digitales existentes.

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Independientemente de cuáles sean sus necesidades de conversión de documentos, la transformación de archivos en papel a digitales hará que el almacenamiento, la administración y las capacidades de uso compartido de los documentos sean más seguras y eficientes.


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Indexado y Clasificación

Los documentos mal rotulados, o los que ni siquiera lo están, pueden perderse o archivarse incorrectamente con facilidad durante los procesos de archivado manual. Y, según un estudio de PricewaterhouseCoopers, encontrar esos documentos perdidos puede costarle a una empresa un promedio de USD 122 y desperdiciar más del 20 % del tiempo de los empleados en la búsqueda.

Los servicios de escaneo de documentos y captura de datos de Access garantizarán el indexado y la clasificación coherentes, sin sacrificar la seguridad y capacidad de recuperación del usuario. Mediante la integración del escaneo de documentos y la captura de datos con nuestra solución de administración de documentos, las organizaciones pueden crear un repositorio central intuitivo que facilita encontrar la información en no más de tres clics.

También puede clasificar y archivar con precisión sus documentos originalmente digitales, sin intervención humana. Además, todo el contenido cargado en nuestra tecnología se almacena en centros de datos redundantes y seguros para garantizar la continuidad del negocio en caso de un desastre.


Archivos de Medios y Registros Históricos  

Los registros y archivos de medios con importancia histórica son susceptibles al deterioro por el uso las condiciones naturales, como el calor y la humedad. Para conservarlos para generaciones futuras y compartir la información valiosa que contienen, recomendamos los servicios de escaneo y digitalización, y el almacenamiento físico de los originales en una bóveda de medios segura.

A través del escaneo y la digitalización, estos registros heredados más antiguos pueden compartirse electrónicamente, lo que reduce la cantidad de manipulación física requerida; y, en ocasiones, se puede mejorar la legibilidad del contenido. Además, las amenazas de desastres naturales y destrucción de registros pueden disminuirse, dado que los documentos escaneados y digitalizados se convierten en un respaldo seguro del original.

Access también proporciona bóvedas de almacenamiento para los registros y archivos originales. Nuestras instalaciones de almacenamiento seguras y climatizadas superan los estándares de clasificación contra incendios y están equipadas con sistemas de extinción de incendios en seco.

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Uso Compartido de Archivos y Acceso Seguros

Si bien los documentos pueden recuperarse en formato físico, compartirlos puede resultar poco eficiente e inseguro, dado que generalmente se requiere el fotocopiado, envío por fax, por correo o por correo electrónico. Optar por recuperar y compartir los documentos de manera digital puede optimizar los procesos, mediante la reducción de los costos y la mejora la seguridad de la información.

Permite compartir instantáneamente imágenes escaneadas con los colegas, clientes y terceros de confianza, al mismo tiempo que proporciona una cadena de custodia completa y auditable. Los datos se cifran tanto en reposo como en tránsito, y puede controlar si los documentos digitalizados pueden editarse, imprimirse o descargarse. Las restricciones de IP, las reglas de contraseña robustas y los requisitos de autenticación de dos factores también protegen a su empresa e información confidencial.

Aquellos documentos que se mantienen solo en formato físico y se almacenan en nuestros centros de registros seguros también pueden escanearse y entregarse electrónicamente gracias a los servicios Scan-on-Demand.