Grandes empresas generan y almacenan un volumen masivo de información diariamente. Con el tiempo, buena parte de esos archivos se convierte en documentos obsoletos: registros que ya no poseen valor operativo, legal o estratégico para el negocio. En principio, mantenerlos archivados indefinidamente puede parecer inofensivo; sin embargo, la retención prolongada de documentos desactualizados conlleva diversos riesgos y costos ocultos. Estudios indican que solo alrededor del 15% de los datos almacenados por las organizaciones tienen valor real, siendo todo el resto clasificado como redundante, obsoleto o trivial.
En otras palabras, pilas de documentos antiguos acumulados representan no solo un desperdicio de espacio y recursos, sino también potenciales amenazas a la seguridad y al cumplimiento legal de la empresa.
“Documentos obsoletos” son todos aquellos archivos corporativos que ya cumplieron su finalidad y perdieron utilidad activa para la empresa. Esto incluye documentos físicos o digitales cuyo plazo legal de retención expiró, datos relacionados con proyectos concluidos, registros desactualizados o duplicados e información que se volvió irrelevante con el tiempo.
En grandes empresas, es común que políticas de respaldo y almacenamiento terminen preservando más datos de lo necesario – y rápidamente la organización se ve gestionando un archivo con muchos papeles antiguos y bases de datos heredadas sin uso práctico. Información de mercado estima que solo el 15% de los datos guardados tiene alguna utilidad para los negocios. Además, cerca de un tercio de los datos almacenados es redundante, obsoleto o trivial.
Es decir, la mayor parte de los documentos mantenidos no trae beneficio, sirviendo únicamente para saturar archivos y sistemas. Ejemplos comunes de documentos obsoletos incluyen informes financieros de años ya cerrados y auditados, contratos de clientes antiguos ya finalizados, historiales de ex empleados después del fin del período legal de guarda, versiones obsoletas de políticas internas y cualquier documentación cuya validez legal o utilidad operativa ya haya expirado. Identificar esos documentos es el primer paso para una gestión documental eficaz, ya que mantenerlos indefinidamente puede acarrear más perjuicios que beneficios.
Mantener documentos obsoletos almacenados más allá del tiempo necesario expone a la empresa a riesgos significativos en diversas áreas. Desde el punto de vista legal y de cumplimiento normativo, la retención indebida de datos personales puede constituir una violación a la Ley N.º 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales y su reglamento.
Esta ley establece que los datos personales deben ser almacenados únicamente por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados. Una vez cumplida dicha finalidad, los datos deben ser eliminados, bloqueados o anonimizados, según corresponda.
Conservar datos personales más allá del plazo justificable implica un incumplimiento legal, lo que puede acarrear consecuencias para la empresa. Entre las sanciones previstas se encuentran multas económicas, órdenes de corrección emitidas por la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) y la posibilidad de enfrentar procesos judiciales civiles o penales en caso de daños a los titulares de los datos.
Los documentos obsoletos frecuentemente contienen datos sensibles de clientes, empleados o información confidencial del negocio; mantenerlos indefinidamente aumenta la superficie de ataque en caso de incidente de seguridad. Desde el punto de vista de la seguridad de la información, almacenar datos innecesarios es como guardar “material inflamable” en un depósito: cuanto mayor el volumen de información acumulada, mayor el impacto potencial si ocurre una filtración o acceso indebido.
Estadísticas recientes refuerzan esta preocupación: el costo promedio de una violación de datos en 2024 alcanzó $ 6,75 millones por incidente. Es decir, una sola filtración puede costar millones en notificaciones, multas, indemnizaciones y mitigación de daños. Vale destacar que casi la mitad (47%) de las violaciones de datos en empresas involucran datos dispersos en múltiples ambientes de almacenamiento, reflejando la dificultad de controlar información que se propaga sin criterios de retención. En otras palabras, datos antiguos y dispersos – muchas veces documentos obsoletos olvidados en sistemas heredados, carpetas de archivo o medios de respaldo – tienden a escapar de los controles de seguridad, convirtiéndose en blancos fáciles para filtraciones.
Mantener documentos inútiles también genera costos operativos ocultos: gastos crecientes con almacenamiento físico (alquiler de espacio, mantenimiento de archivos muertos) y digital (respaldo, servidores), además de perjudicar la eficiencia en la búsqueda de documentos relevantes en medio de tanta información innecesaria. En suma, retener documentos obsoletos por tiempo excesivo expone a la compañía a multas regulatorias, acciones judiciales, pérdidas financieras por filtraciones, daños reputacionales, ineficiencias operativas e incluso riesgos de usar información desactualizada en decisiones de negocio. La gestión proactiva del ciclo de vida documental – incluyendo la eliminación oportuna de lo que ya no sirve – es esencial para mitigar esos riesgos.
Ante este escenario, se vuelve imprescindible establecer y aplicar una política de retención documental robusta en la empresa. Esta política (o cronograma de retención de datos) define por cuánto tiempo cada tipo de documento debe mantenerse, con base en las leyes y regulaciones aplicables, así como en las necesidades operativas y estratégicas del negocio.
En Costa Rica, los plazos de prescripción en materia laboral varían según el tipo de acción:
Un año para la mayoría de las acciones derivadas del contrato de trabajo (incluido el reclamo de prestaciones y salarios).
Dos años para reclamos relacionados con accidentes de trabajo o enfermedades profesionales.
Ocho días hábiles para impugnar un despido sin responsabilidad patronal.
Tres meses para acciones derivadas de relaciones laborales especiales (como contratos a plazo fijo o trabajo doméstico).
Las empresas están obligadas a conservar planillas, expedientes laborales y documentación relacionada con la relación de trabajo por al menos 4 años, según el artículo 603 del Código de Trabajo. Sin embargo, por razones de prescripción fiscal y de seguridad jurídica, se recomienda mantener dicha documentación por al menos 10 años. En cuanto a expedientes de salud ocupacional o relacionados con riesgos laborales, aunque la ley no establece un plazo específico, se sugiere conservarlos por períodos más largos, debido a posibles reclamaciones a largo plazo.
Estas y otras “normas de retención” deben estar claramente mapeadas dentro de la política interna de retención documental. Una política eficaz equilibra el cumplimiento normativo con las necesidades operativas de la empresa, estableciendo plazos concretos para la conservación y eliminación de los documentos, de acuerdo con su utilidad y los riesgos asociados.
Tan importante como definir los plazos es hacerlos cumplir en la práctica, lo que requiere contar con procesos y sistemas que notifiquen sobre vencimientos, y que permitan automatizar —cuando sea posible— el archivo inactivo o la eliminación segura de documentos.
La Ley N.º 8968 de Protección de Datos Personales refuerza esta necesidad, al establecer que los datos personales deben ser eliminados tan pronto como se haya cumplido la finalidad para la cual fueron recabados, salvo obligación legal en contrario.
En caso de que la empresa no tenga un cronograma implementado y continúe almacenando datos más allá de lo necesario, podrá enfrentar multas y penalidades, conforme ya se destacó. Lamentablemente, muchas organizaciones aún fallan en la aplicación de estas directrices: aunque la mayoría posea alguna política formal, el 38% de las empresas admiten no implementar correctamente sus cronogramas de retención y descarte.
Es decir, no basta “tenerlo en el papel” – es necesario integrar la retención documental al día a día, con gobernanza de la información eficaz. Cuando se ejecuta bien, la política de retención trae diversos beneficios: reduce el volumen de archivos muertos, liberando espacio físico y capacidad de almacenamiento digital; previene riesgos (ya que los datos expirados son eliminados, disminuyendo la exposición a filtraciones); facilita auditorías y e-discovery (pues hay trazabilidad del ciclo de vida de los documentos); y promueve una cultura de disciplina informacional en la empresa.
Implementar un descarte seguro y eficiente de documentos obsoletos es la etapa final – y quizás una de las más importantes – del ciclo de vida documental. Una vez identificado que un documento alcanzó el fin de su vida útil (ya sea por el cumplimiento del plazo legal de retención, ya sea por el término de su necesidad operativa), la empresa debe proceder a su eliminación de manera confidencial, irreversible y en conformidad con las normas aplicables.
Jamás se deben descartar documentos confidenciales en la basura común o de forma improvisada, pues eso amplifica el riesgo de filtración de datos y puede constituir infracción a la Ley N.º 8968 de Protección de Datos Personales y otras leyes. En su lugar, se recomienda adoptar procedimientos estandarizados de destrucción que garanticen que la información no podrá ser recuperada por terceros no autorizados.
Para documentos en papel, la práctica más común es la trituración mecánica segura, preferiblemente utilizando trituradoras de nivel industrial y corte en partículas finas (niveles altos en la escala DIN 66399, por ejemplo). Muchas organizaciones optan por contratar empresas especializadas en destrucción confidencial de documentos, lo que trae una serie de ventajas: estas proveedoras disponibilizan recipientes sellados y colectores de seguridad para almacenamiento temporal de los papeles descartados, hacen el transporte rastreado hasta la central de destrucción y realizan la trituración bajo estrictos protocolos de confidencialidad.
Todo el proceso debe ser documentado, con emisión de un certificado de destrucción para cada lote destruido, certificando que esos documentos fueron eliminados de manera segura y responsable. Después de la trituración, es práctica sostenible destinar los residuos de papel al reciclaje – lo que además de reducir el impacto ambiental, agrega valor de sostenibilidad al proyecto. En caso de que la empresa posea infraestructura propia (por ejemplo, hornos industriales certificados para incineración o fragmentadoras de gran porte) y quiera realizar la destrucción internamente, es fundamental seguir las normas ambientales y de seguridad laboral, además de registrar evidencias del procedimiento realizado.
En cualquiera de los casos, la confidencialidad debe ser priorizada: contratos de prestación de servicio con cláusulas de confidencialidad, equipos entrenados y supervisados, y medidas como acompañamiento del proceso en tiempo real o auditorías periódicas son recomendables para asegurar que ningún dato se filtre durante el descarte.
En el contexto de la era digital, no podemos olvidar los documentos electrónicos obsoletos: bases de datos antiguas, respaldos en medios, discos duros o SSDs con información que ya debería haber sido eliminada. Las prácticas seguras aquí incluyen borrado seguro (sobrescritura o destrucción criptográfica de los datos) y descarte adecuado de medios físicos (por ejemplo, destrucción física de discos, cintas o SSDs, muchas veces utilizando los mismos proveedores especializados en descarte de documentos, que también manejan medios digitales). Al igual que con el papel, lo importante es garantizar que los datos no puedan ser reconstruidos después del descarte.
Recuerda: Ley N.º 8968 de Protección de Datos Personales abarca tanto documentos físicos como digitales, de modo que la eliminación segura debe contemplar todos los formatos de información. Adoptar un cronograma regular – por ejemplo, destrucciones programadas trimestral o semestralmente – ayuda a evitar acumulación de documentos obsoletos y demuestra diligencia de la empresa en la protección de los datos que almacena. En síntesis, las mejores prácticas para el descarte seguro pasan por: planificación (saber qué, cuándo y cómo eliminar), asociación con servicios confiables (ya sea infraestructura interna o tercerizada certificada), registro y certificación de todo el proceso, e integración de ese flujo al programa de compliance y gobernanza de datos de la empresa.
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